10.06.2014 - Десять новых правил работы с кассой

С 1 июня 2014 года оформлять кассовые документы нужно согласно Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. №3210-У. Этот документ заменил Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, которое с 1 июня больше не действует.

Итак, рассмотрим 10 новых правил:

Правило №1. Установить лимит можно по выручке или расходам — как выгоднее.
По новым правилам формула расчета лимита не привязана строго к поступлениям в кассу (п. 2 Указания № 3210-У). 
Теперь организация может сделать расчет исходя из наличной выручки или суммы расходов.

Правило №2. Приходники и расходники может оформлять как штатный, так и приглашенный бухгалтер

Менее строгими стали требования к тем, кто отвечает за оформление и подписание приходников и расходников. Теперь директор может доверить оформление кассовых документов работнику сторонней организации или частному бухгалтеру, с которым компания заключила договор бухгалтерского сопровождения (п. 4.2 Указания № 3210-У). 

Правило № 3. В заявлении на подотчет директор может не указывать срок возврата денег

Заявление о выдаче денег под отчет должен по-прежнему подписывать директор. Но от него больше не требуется собственноручно ставить в документе дату, сумму и срок, на который работнику выдаются деньги. Такой вывод следует из пункта 6.3 Указания № 3210-У.

Правило № 4. В расходнике сумму можно писать от руки или печатать на компьютере

В расходном ордере сумму, которую получил из кассы работник компании или другой человек, теперь можно печатать в учетной программе. Вписывать эту сумму от руки больше не требуется. От получателя нужна лишь подпись (п. 6.2 Указания № 3210-У).

Правило № 5. Можно распечатывать кассовую книгу в одном экземпляре

Новые правила требуют вести кассовую книгу по старой форме. Но зато распечатывать ее теперь можно в одном экземпляре, а не в двух, как требовалось раньше. Исключение — кассовая книга обособленного подразделения.

Еще одно изменение — при бумажном документообороте хранить кассовую книгу в электронном виде больше не надо. Такого требования нет. Прежний кассовый порядок обязывал сохранять электронную версию книги наряду с бумажной.

Правило № 6. Кассовые документы можно вести в электронном виде

У всех компаний появилась возможность вести электронный документооборот по кассовым операциям. В таком случае бумажные экземпляры расходников, приходников, кассовой книги и ведомостей оформлять не обязательно. Но только при одном условии: электронные документы надо заверять квалифицированной электронной подписью (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Правило № 7. Нельзя исправлять приходники и расходники, а другие документы — можно

Банк России уточнил порядок исправления документов.

Во-первых, в Указании № 3210-У есть оговорка о том, что электронные документы нельзя исправлять после того, как они подписаны. Документ с ошибкой можно только удалить, а вместо него надо создать новый, правильный. Аналогичный порядок предусмотрен и для электронной кассовой книги, если она уже подписана квалифицированной подписью.

Во-вторых, в пункте 4.7 Указания № 3210-У теперь прямо сказано, что можно исправлять бумажные кассовую книгу, платежные и расчетно-платежные ведомости. А приходники и расходники нельзя. Старый порядок тоже запрещал корректировать ордера. Но не было ясно, можно ли при этом править остальные документы.

Правило № 8. Для малых компаний и предпринимателей установлен упрощенный кассовый порядок

Малые компании и предприниматели вправе не устанавливать лимит кассы (п. 2 Указания № 3210-У). А утвержденное ранее предельное значение остатка наличных денег можно отменить, издав соответствующий приказ. В то же время можно и далее придерживаться лимита, если это удобно.

Предприниматели теперь освобождены от ведения кассовой книги. Бизнесмены могут не вести кассовую книгу (п. 4.6 Указаний № 3210-У). Ведь они регистрируют кассовые операции в книгах учета доходов или доходов и расходов. А на вмененке рассчитывают налог исходя из потенциально возможного дохода, и для них показатели наличной выручки значения не имеют.

Безопаснее всегда оформлять приходники и расходники. Малые компании на каждую кассовую операцию должны выписывать ордера. А с предпринимателями вышла неясность.

С одной стороны, они вправе не оформлять приходники и расходники. Об этом прямо сказано в пункте 4.1 Указаний № 3210-У. Но с другой — пункт 5 этого документа требует оформлять приходник всякий раз, когда предприниматель принимает деньги в кассу. И никаких исключений в данной норме нет. Поэтому мы рекомендуем составлять кассовые документы так же, как и прежде, пока не появятся официальные разъяснения по применению двух этих противоречивых норм. К тому же на практике можно столкнуться с ситуациями, при которых без приходников и расходников не обойтись.

Правило № 9. Сдавать наличные можно только в банк, а не на почту

Компания может сдать сверхлимитную наличку только в банк или инкассаторам. Об этом прямо сказано в пункте 3 Указания № 3210-У. Прежний порядок позволял сдать выручку в отделение федеральной почтовой связи. Теперь же возможность зачислить деньги на счет через почту не предусмотрена.

Правило № 10. Подразделения будут реже сдавать кассовую книгу в головной офис

Для обособленных подразделений появилось три новых правила.

Во-первых, новый порядок уточняет понятие обособленного подразделения. Обособленным считается любое подразделение компании, по местонахождению которого оборудовано хотя бы одно рабочее место. При этом не имеет значения, на какой срок его создали.

Во-вторых, все обособленные подразделения должны соблюдать лимит остатка наличных. В каком порядке устанавливать этот лимит, зависит от того, имеет ли право подразделение самостоятельно сдавать наличку на счет в банке.

В-третьих, все обособленные подразделения — и сдающие, и не сдающие деньги в банк — должны вести свою кассовую книгу (п. 2, 4.6 Указаний № 3210-У). Причем в головной офис подразделение должно передавать не листы кассовой книги (как раньше), а их копии, заверенные руководителем подразделения (п. 4.6 Указания № 3210-У).

Изменение связано с тем, что теперь можно оформлять листы кассовой книги в одном экземпляре. И больше не требуется передавать их в головной офис на следующий рабочий день. Главное успеть к подготовке бухгалтерской отчетности. То есть сдавать листы кассовой книги из подразделения в офис теперь можно и раз в год.

Источник: http://www.glavbukh.ru/